Como gerenciar um escritório de advocacia de forma EFICAZ? Guia completo com 10 passos práticos!

Gerenciar um escritório de advocacia, especialmente na área previdenciária, exige mais do que conhecimento jurídico!

Uma gestão eficaz é crucial para o crescimento e a sustentabilidade do negócio. Neste Blog, vou apresentar 10 passos que julgo essenciais para otimizar a gestão do seu escritório, aumentar a produtividade e garantir a satisfação dos clientes. 😉🚀👍

1. Planejamento Estratégico 🎯

Defina seu propósito, visão e missão!

Metas claras e objetivos de longo prazo são importantes.

Analise o mercado e identifique oportunidades e desafios, mas sempre tente ser “diferente”.

O que quero dizer com isso? Quem está começando ou querendo crescer, deve buscar fazer melhor e/ou diferente do mercado. Tenha horários mais flexíveis, serviços mais completos,  estabeleça sua sede em local acessível e todas as práticas possíveis buscando destaque e competitividade.

Crie um plano de negócios, incluindo metas, principalmente metas de esforço.

Metas de esforço são metas do que você e sua equipe precisam fazer para obter os resultados, como quantidade de vídeos produzidos para publicação, quantidade de ligações que a recepcionista precisa fazer para confirmar consultas, número de petições diárias a serem produzidas e tudo que possa ser metrificado. Acabou o tempo em que o advogado só pensava em direito, um escritório de advocacia precisa ter gestão empresarial, onde “empresa que não está crescendo está morrendo.”

2. Gestão Financeira Rigorosa 💰

Mantenha um controle rigoroso das finanças, incluindo receitas, despesas e fluxo de caixa.

Utilize planilhas ou softwares de gestão financeira para automatizar processos e gerar relatórios precisos. Estabeleça um sistema de precificação eficiente para garantir a rentabilidade dos serviços. Especialmente no Direito Previdenciário, saber quantificar seus honorários é essencial. Dominar o conceito de Proveito Econômico e fazer contratos de honorários corretos podem fazer toda diferença no seu faturamento e consequentemente crescimento.

3. Invista em Tecnologia 💻

Utilize softwares de gestão jurídica para otimizar processos produtivos, como controle de prazos, gestão de documentos e acompanhamento de processos.

Invista em ferramentas de comunicação e colaboração para facilitar a comunicação interna e externa. Soluções que parecem bobas como uma ferramenta de comunicação interna, um “chat”, é muito mais adequada do que estimular o uso do WhatsApp no cotidiano do escritório. A confusão de informações pessoais e profissionais podem ferir de morte a concentração e a produtividade de sua equipe.

Mantenha-se atualizado com as últimas tendências tecnológicas para melhorar a eficiência do escritório.

Assim que possível, priorize aquisições que aumentam a qualidade dos serviços prestados no seu negócio. Um exemplo prático é ter um bom sistema de videoconferência. Existem boas opções e com baixo custo no mercado. Fazer consultas, audiências e demais procedimentos virtuais com ótima qualidade de áudio e vídeo podem fazer toda a diferença para alavancar suas conversões de clientes e suas procedências processuais.

4. Marketing Jurídico 📲

Desenvolva uma estratégia de marketing digital para aumentar a visibilidade do escritório na internet. Lembre que quem não é visto não pode ser lembrado. Utilize as redes sociais para interagir com clientes e potenciais clientes, gerando conteúdos informativos relevantes. Muitos dos seus futuros clientes são pessoas de suas relações, portanto é muito importante levar informações que possam gerar interesse e engajamento.

5. Gestão de Pessoas 👥

Contrate profissionais qualificados e/ou experientes.

Invista em treinamento e desenvolvimento para aprimorar as habilidades da equipe, promovendo momentos internos de atualizações e aperfeiçoamento, com exposição de cursos ou apresentações de temas relevantes ao seu escritório. Crie um ambiente de trabalho positivo e motivador, focando suas escolhas em atingimento de metas e meritocracia.

6. Gestão de Tempo ⏰

Utilize ferramentas de gestão de tempo para otimizar a produtividade da equipe. Estabeleça prioridades e evite a procrastinação. Delegue tarefas para aproveitar ao máximo o tempo de cada membro da equipe. É muito importante que cada colaborar entenda exatamente suas funções na esteira de produção do seu negócio.  

7. Foco no Cliente 🤝

Ofereça um atendimento personalizado e de alta qualidade.

Humanize suas relações, lembre que cada cliente pode ser um grande promotor de sua marca. Ou detrator, se não for bem atendido. Mantenha os clientes informados sobre o andamento dos processos e sempre, sempre preste contas em caso de recebimento de valores.

Lembre de oferecer vários produtos ao mesmo cliente.

Faça consulta detalhada, desde já indico sempre fazer o primeiro atendimento guiado por uma ficha de atendimento ao cliente para não esquecer nada. Após colher todas as informações, lembre-se que seu cliente pode ter interesses futuros.

Exemplo: Se atendeu seu cliente para um planejamento previdenciário, não esquece de agendar uma tarefa para ligar para ele perto da data do preenchimento dos requisitos para aposentadoria. Mesma estratégia se aplica a aniversários, onde é uma ótima oportunidade de se fazer lembrar...  

Solicite feedback dos clientes para identificar oportunidades de melhoria e ajustes na sua esteira de produção.

Não esqueça de verificar seu "estoque de clientes" sempre que surgirem novas teses ou precedentes que possam ser aplicados aos mesmos.

8. Padronização de Processos 📂

Crie fluxos de trabalho claros e definidos para cada tipo de serviço.

Tempo é dinheiro, então faça com que todos na sua equipe saibam exatamente o que fazer o tempo todo. Utilize checklists e modelos de petições para garantir a consistência, uniformidade e a qualidade dos seus serviços.

Assinando o Prevlaw, você tem acesso a mais de 2000 modelos de petição utilizadas em casos reais, que podem te ajudar a sua rotina previdenciária. Acesse o site e conheça! 

9. Networking 👩‍⚖️

Participe de eventos da área jurídica para expandir conhecimentos, aprimorar técnicas e aumentar sua rede de contatos. Mantenha sempre contato com outros advogados da área para trocar experiências e conhecimentos.

Construa relacionamentos com clientes e potenciais clientes. Se envolva e seja protagonista de suas relações. Seja no seu Condomínio, clube ou na OAB. Seja proativo, disponível e relevante nas suas relações pessoais.

10. Melhoria Contínua 🚀

Monitore o desempenho do escritório e identifique oportunidades de melhoria.

Monte um plano estratégico com prioridades e comece a executar tarefas de melhorias. Lembre-se que para melhorar precisamos fazer uma coisa de cada vez, mas o primeiro passo precisa ser dado. Pesquise, e sempre se mantenha atualizado com as melhores práticas de gestão de escritórios de advocacia, bem como tenha sistemas que possam otimizar seu tempo e controle de informações.

Conclusão

A gestão eficaz de um escritório de advocacia é um processo contínuo que exige dedicação e comprometimento. Ao seguir estes 10 passos, você estará no caminho certo para construir um escritório de advocacia de sucesso e referência na área previdenciária.

• Pessoas não procuram ADVOGADOS, elas buscam VENCEDORES!

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Além dessas dicas, vou indicar a leitura de textos complementares, que poderão ajudar a alavancar sua carreira:

• Advogado Previdenciário: O que faz, habilidades e 7 dicas para ter sucesso na profissão!
• HONORÁRIOS ADVOCATÍCIOS: O que é proveito econômico nas demandas previdenciárias?
• O maior erro da história da Advocacia Previdenciária: Quem ganha perde e quem perde ganha mais honorários!
• Tudo o que você precisa saber sobre Contrato de Honorários Advocatícios: Modelo e dicas valiosas!
• Honorários Advocatícios Contratuais e de Sucumbência: Entenda os Conceitos e as Diferenças
• Execução de Contrato de Honorários Advocatícios
• Saiba como quantificar honorários advocatícios contratuais em casos de tutela antecipada no curso do processo
• HONORÁRIOS CONTRATUAIS: Como cobrar em casos de auxílio-doença?
• Destaque de Honorários Contratuais: Entenda como funciona esse direito do Advogado!
  Honorários Contratuais: Porcentagem incide sobre valor bruto ou líquido recebido pelo cliente?
• HONORÁRIOS DE SUCUMBÊNCIA: Como escapar da limitação da súmula 111 do STJ?
• HONORÁRIOS: Valores recebidos na via administrativa não devem ser abatidos para cálculo da sucumbência
• Advogado pode cobrar honorários de atrasados obtidos na esfera administrativa?
• Prestação de contas: Uma obrigação do Advogado!
• Pessoas não procuram ADVOGADOS, elas buscam VENCEDORES!
• Honorários Advocatícios: É possível descontar diretamente do benefício do INSS? Entenda a possibilidade e a necessidade de mudanças legislativas!
• Honorários Advocatícios: Posso cobrar 3 salários do benefício?

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